Glossaire : 33 termes expliqués

Alerte d'échéance: Notification envoyée au gestionnaire, et souvent au conducteur, avant qu'une révision, un contrôle technique ou un autre entretien n'arrive à son terme. L'alerte se déclenche à un seuil kilométrique ou à une date, avec un délai d'anticipation qui laisse le temps d'obtenir un rendez-vous au garage et d'organiser le remplacement du véhicule. Une alerte envoyée le jour même de l'échéance ne sert à rien ; l'intérêt est de prévenir quelques semaines avant.
Voir aussi : Comment organiser les rappels d'entretien pour ne plus dépendre de la mémoire des conducteurs ?.
Amortissement: Répartition du coût d'un véhicule sur sa durée d'utilisation dans l'entreprise. Dans le suivi de flotte, on parle surtout de la perte de valeur annuelle : la différence entre le prix d'achat et la valeur de revente attendue, divisée par le nombre d'années de détention. Ce poste est souvent oublié parce qu'il ne se voit pas sur le compte bancaire chaque mois, alors qu'il pèse fréquemment autant que le carburant dans le coût réel au kilomètre.
Voir aussi : Calculateur de coût au kilomètre.
Carnet de bord: Registre qui retrace la vie d'un véhicule : relevés de compteur, pleins, entretiens, réparations, incidents et changements de conducteur, chaque ligne étant datée et rattachée à un kilométrage. Longtemps tenu sur papier dans la boîte à gants, il existe aujourd'hui sous forme numérique, alimenté depuis le téléphone du conducteur et consultable au bureau. Un carnet fiable est la base de tout le suivi : sans lui, les échéances au kilométrage et les coûts par véhicule restent approximatifs.
Voir aussi : Comment tenir un carnet de bord fiable pour chaque véhicule de votre flotte ?, Pourquoi passer du carnet papier à un carnet de bord numérique pour votre flotte ?.
Carnet d'entretien constructeur: Document fourni avec le véhicule qui indique les intervalles d'entretien préconisés par le constructeur : seuil kilométrique et délai maximal pour la vidange, la révision, la courroie de distribution ou les liquides. Il sert de base au plan d'entretien de chaque véhicule de la flotte. Beaucoup de constructeurs y prévoient des intervalles réduits pour un usage intensif, urbain ou avec remorque, ce qu'il faut vérifier modèle par modèle plutôt que de retenir une valeur générique.
Voir aussi : Comment ne jamais manquer une révision ou un entretien sur une flotte de véhicules ?.
Carte grise: Nom courant du certificat d'immatriculation, le document qui identifie le véhicule et son titulaire. Il fait partie des pièces à pouvoir présenter lors d'un contrôle et des documents à rattacher à la fiche de chaque véhicule de la flotte, avec l'attestation d'assurance et le certificat de contrôle technique. Sa copie numérique, conservée avec les autres documents du véhicule, évite de fouiller la boîte à gants ou le classeur du bureau au moment où l'on en a besoin.
Voir aussi : Quels documents conserver pour chaque véhicule professionnel tout au long de sa vie ?.
Contre-visite: Nouveau passage au centre de contrôle technique imposé lorsque le premier contrôle a relevé une défaillance qui doit être corrigée. Elle doit être effectuée dans un délai imparti après le contrôle initial, faute de quoi le véhicule repasse un contrôle complet. Pour une flotte, la contre-visite est une échéance à part entière : il faut programmer la réparation, puis le nouveau passage, dans le délai, ce qui justifie de prévoir une marge lorsqu'on planifie le contrôle technique.
Voir aussi : Comment gérer les contrôles techniques et les échéances réglementaires de tous vos véhicules ?.
Contrôle technique: Vérification périodique obligatoire de l'état d'un véhicule, réalisée dans un centre agréé, dont la périodicité dépend du type de véhicule et de son usage, à vérifier selon les textes en vigueur. Contrairement à un entretien que l'on peut décaler de quelques jours, la date de fin de validité est ferme : passée cette date, le véhicule n'est plus en règle. Sur une flotte, le suivi consiste à connaître la validité de chaque véhicule et à prévoir un rappel plusieurs semaines avant.
Voir aussi : Comment gérer les contrôles techniques et les échéances réglementaires de tous vos véhicules ?.
Coût au kilomètre: Coût annuel complet d'un véhicule divisé par le nombre de kilomètres parcourus dans l'année. Le coût complet additionne la perte de valeur, le carburant, l'entretien et les pneus, l'assurance, les taxes et les frais fixes. Calculé avec la même méthode pour chaque véhicule, il permet de comparer des véhicules entre eux, de repérer une consommation anormale ou un entretien qui dérive, et de chiffrer le coût de revient d'un déplacement avant de le facturer.
Voir aussi : Calculateur de coût au kilomètre.
Coût caché d'une panne: Ensemble des coûts qu'entraîne une panne au-delà de la facture du garage : véhicule de remplacement ou location, tournée réorganisée, chantier retardé, temps passé par le gestionnaire, parfois un client mécontent. Ce coût dépasse souvent le montant de la réparation elle-même. Il se mesure en valorisant chaque jour d'immobilisation à un coût journalier estimé par l'entreprise, et il pèse lourd dans la décision de garder ou de remplacer un véhicule qui multiplie les pannes.
Voir aussi : Comment suivre les pannes et les réparations pour repérer les véhicules qui coûtent cher ?.
Coût total de détention: Somme de tout ce qu'un véhicule coûte à l'entreprise sur la durée pendant laquelle elle le garde : perte de valeur entre l'achat et la revente, carburant, entretien, réparations, pneus, assurance, taxes et immobilisations. Cette notion corrige l'illusion du prix d'achat, qui ne représente qu'une partie du coût réel. Elle sert à comparer deux véhicules, à arbitrer entre achat et location longue durée, et à décider du bon moment pour renouveler un véhicule vieillissant.
Voir aussi : Comment réduire les coûts d'entretien d'une flotte sans négliger la sécurité des véhicules ?.
Décote: Perte de valeur qu'un véhicule subit avec le temps et le kilométrage. Elle est la plus forte les premières années, puis ralentit. Dans le suivi de flotte, la décote intervient à deux moments : dans le calcul du coût au kilomètre, sous la forme de la perte de valeur annuelle, et dans la décision de garder ou de remplacer un véhicule, où la décote attendue sur l'année à venir est comptée comme un coût de le conserver.
Voir aussi : Comparateur garder ou remplacer.
Échéance kilométrique: Seuil de kilométrage à partir duquel un entretien est dû : kilométrage de la dernière intervention augmenté de l'intervalle préconisé par le constructeur. La vidange, les filtres, la courroie de distribution ou les plaquettes suivent ce type de repère. Comme deux véhicules d'une même flotte ne roulent pas au même rythme, l'échéance kilométrique tombe à des dates différentes pour chacun ; on la traduit en date grâce au rythme kilométrique relevé sur le carnet de bord.
Voir aussi : Pourquoi suivre le kilométrage de chaque véhicule pour anticiper les entretiens de votre flotte ?.
Échéance réglementaire: Date limite imposée par la réglementation, et non par l'usure du véhicule : fin de validité du contrôle technique, contre-visite, vérification périodique d'un équipement, échéance liée à l'activité de transport. À la différence d'un entretien, une échéance réglementaire ne se décale pas : passée la date, le véhicule n'est plus en règle et peut être immobilisé. Ces dates se suivent avec plus de rigueur encore que les autres, avec un rappel suffisamment en amont.
Voir aussi : Comment gérer les contrôles techniques et les échéances réglementaires de tous vos véhicules ?.
Entretien curatif: Intervention réalisée après une panne ou une défaillance, pour remettre le véhicule en état. Il s'oppose à l'entretien préventif, fait avant que le problème n'apparaisse. L'entretien curatif coûte généralement plus cher : à la réparation elle-même s'ajoutent l'immobilisation imprévue et la désorganisation de l'activité. Une flotte dont la part de curatif augmente envoie un signal : soit les échéances préventives sont manquées, soit certains véhicules arrivent en fin de vie utile.
Voir aussi : Comment réduire les coûts d'entretien d'une flotte sans négliger la sécurité des véhicules ?.
Entretien préventif: Intervention planifiée avant l'apparition d'un problème, selon les intervalles du constructeur ou l'état constaté : vidange, remplacement des filtres, des plaquettes, des pneus, de la courroie. Fait à temps, il coûte le prix de l'intervention ; manqué, il peut coûter une réparation lourde, une immobilisation et un chantier retardé. Le suivi du kilométrage et les rappels d'échéance servent précisément à tenir ce calendrier préventif, véhicule par véhicule, sans compter sur la mémoire de chacun.
Voir aussi : Comment ne jamais manquer une révision ou un entretien sur une flotte de véhicules ?.
Fiche véhicule: Ensemble des informations rattachées à un véhicule dans le suivi de flotte : immatriculation, modèle, date de mise en service, compteur actuel, conducteur habituel, plan d'entretien, échéances en cours, documents, historique et coûts. La fiche est l'unique source de vérité pour ce véhicule ; le carnet de bord en est le journal. Sur un tableur, elle correspond à une ligne ou à un onglet ; dans un logiciel, à un écran où tout est rassemblé.
Voir aussi : Comment tenir un carnet de bord fiable pour chaque véhicule de votre flotte ?.
Flotte professionnelle: Ensemble des véhicules qu'une entreprise utilise pour son activité : utilitaires, fourgons, camionnettes, voitures de service ou de fonction, parfois engins. Une flotte commence dès deux ou trois véhicules et pose les mêmes questions qu'un parc de cinquante : qui conduit quoi, où en est chaque compteur, quand tombe chaque échéance, combien coûte chaque véhicule. La différence est d'échelle : ce que la mémoire du gérant couvre pour deux véhicules exige un système au-delà.
Voir aussi : Pourquoi passer du carnet papier à un carnet de bord numérique pour votre flotte ?.
Gestionnaire de flotte: Personne chargée du suivi des véhicules de l'entreprise : tenue des fiches, planification des entretiens et des contrôles techniques, gestion des documents, suivi des coûts et des pannes, arbitrage des renouvellements. Dans une PME ou une entreprise artisanale, ce rôle est rarement un poste à temps plein : il revient au gérant, à l'assistante ou au responsable d'exploitation, en plus de ses autres missions. D'où l'intérêt d'un suivi qui demande peu de temps et ne repose pas sur la mémoire.
Voir aussi : Comment organiser les rappels d'entretien pour ne plus dépendre de la mémoire des conducteurs ?.
Historique d'entretien: Liste chronologique de toutes les interventions réalisées sur un véhicule, avec la date, le kilométrage, la nature de l'opération, le prestataire et le coût, appuyée par les factures. Il prouve que le suivi a été fait, ce qui compte pour la garantie du constructeur comme pour la revente : un véhicule dont chaque intervention est documentée rassure l'acheteur. Il sert aussi à repérer les pannes qui se répètent et à calculer le coût réel du véhicule.
Voir aussi : Quels documents conserver pour chaque véhicule professionnel tout au long de sa vie ?.
Immobilisation: Période pendant laquelle un véhicule est indisponible pour l'activité : au garage pour une panne ou un entretien, en attente d'une pièce, retenu faute de contrôle technique valide. Chaque jour d'immobilisation a un coût pour l'entreprise, souvent supérieur à la facture de l'intervention. Le suivi de flotte cherche à réduire les immobilisations subies en planifiant les entretiens à des moments choisis, et à mesurer celles qui restent pour repérer les véhicules qui en cumulent trop.
Voir aussi : Comment suivre les pannes et les réparations pour repérer les véhicules qui coûtent cher ?.
Intervalle de révision: Écart entre deux révisions préconisé par le constructeur, exprimé à la fois en kilomètres et en mois, la révision étant due au premier des deux repères atteint. L'intervalle figure dans le carnet d'entretien du véhicule et varie selon le modèle, la motorisation et l'usage. Dans le suivi de flotte, il sert à calculer le seuil kilométrique et la date limite de la prochaine révision, puis à déclencher le rappel avec le délai d'anticipation choisi.
Voir aussi : Estimateur de délai avant révision.
Kilométrage hebdomadaire moyen: Nombre de kilomètres qu'un véhicule parcourt en moyenne par semaine, calculé à partir des relevés de compteur du carnet de bord : kilomètres parcourus sur les dernières semaines, divisés par le nombre de semaines. Cette valeur permet de traduire une échéance kilométrique en nombre de semaines et donc en date. Plus elle est calculée sur des relevés récents et fréquents, plus la projection est fiable ; un kilométrage annuel divisé par cinquante-deux lisse les variations d'activité.
Voir aussi : Pourquoi suivre le kilométrage de chaque véhicule pour anticiper les entretiens de votre flotte ?.
Location longue durée: Formule dans laquelle l'entreprise loue un véhicule pour plusieurs années contre un loyer mensuel, avec ou sans entretien inclus, au lieu de l'acheter. Le suivi de flotte reste nécessaire : le compteur, les échéances, le contrôle technique et les documents doivent être tenus, et le contrat fixe souvent un kilométrage maximal à surveiller. Dans le calcul du coût au kilomètre, les loyers remplacent la perte de valeur et s'ajoutent aux frais fixes.
Voir aussi : Calculateur de coût au kilomètre.
Plein de carburant: Ravitaillement du véhicule, enregistré dans le carnet de bord avec la date, le kilométrage au compteur, le volume et le montant. Le plein est le moment idéal pour relever le compteur, parce qu'il revient régulièrement et que le conducteur est déjà arrêté. La suite des pleins donne la consommation réelle du véhicule, plus fiable que la valeur constructeur, et fait ressortir une dérive de consommation qui peut signaler un problème mécanique ou un usage anormal.
Voir aussi : Comment tenir un carnet de bord fiable pour chaque véhicule de votre flotte ?.
Relevé de compteur: Enregistrement du kilométrage affiché au tableau de bord, daté et rattaché au véhicule. C'est la donnée la plus simple et la plus utile du carnet de bord : elle permet de calculer le rythme kilométrique, de situer chaque échéance au kilométrage et de fiabiliser le coût au kilomètre. Un relevé à chaque plein ou chaque fin de semaine, saisi par le conducteur depuis son téléphone, suffit ; l'important est la régularité, pas la précision au kilomètre près.
Voir aussi : Pourquoi suivre le kilométrage de chaque véhicule pour anticiper les entretiens de votre flotte ?.
Renouvellement du parc: Remplacement d'un véhicule de la flotte par un autre, neuf ou d'occasion, lorsque le garder coûte plus cher que le remplacer. La décision se prend sur des chiffres : réparations des douze derniers mois, jours d'immobilisation valorisés, décote attendue, face à l'amortissement du remplaçant. Un véhicule qui revient sans cesse au garage envoie un signal qu'il faut lire dans le carnet de bord, pour renouveler ni trop tôt, ni trop tard.
Voir aussi : Comparateur garder ou remplacer.
Révision périodique: Entretien complet prévu par le constructeur à intervalle régulier, en kilomètres ou en mois : vidange, filtres, vérification des freins, des pneus, des niveaux et des organes de sécurité, remise à zéro de l'indicateur de maintenance. La révision faite dans les intervalles conditionne souvent le maintien de la garantie. Sur une flotte, chaque véhicule a sa propre date de révision selon son rythme, ce qui impose un suivi véhicule par véhicule et un rappel avant chaque échéance.
Voir aussi : Comment ne jamais manquer une révision ou un entretien sur une flotte de véhicules ?.
Rythme kilométrique: Vitesse à laquelle un véhicule accumule les kilomètres, mesurée à partir des relevés de compteur successifs. Deux véhicules identiques peuvent avoir des rythmes très différents selon leur usage : longues tournées pour l'un, trajets urbains pour l'autre. Connaître le rythme de chaque véhicule permet de prédire quand tombera sa prochaine échéance kilométrique et de passer d'une gestion au coup par coup à une gestion planifiée, où le rendez-vous est pris avant que le seuil ne soit atteint.
Voir aussi : Estimateur de délai avant révision.
Seuil de bascule: Montant annuel de réparations à partir duquel garder un véhicule coûte plus cher que le remplacer, à immobilisations et décote inchangées. Il se calcule en retranchant du coût annuel du remplacement le coût des immobilisations et la perte de valeur attendue. Si les réparations des douze derniers mois dépassent ce seuil, le remplacement mérite d'être étudié sérieusement. Le seuil donne un repère concret pour arbitrer, plutôt qu'un ressenti sur un véhicule qui semble coûter cher.
Voir aussi : Comparateur garder ou remplacer.
Télématique: Ensemble des solutions à base de boîtier connecté installé dans le véhicule, qui remontent automatiquement la position, le kilométrage, parfois la consommation et le comportement de conduite. La télématique supprime la saisie manuelle du compteur, mais suppose du matériel, une installation et un abonnement, et soulève des questions d'information des conducteurs. Pour une flotte de quelques dizaines de véhicules, une saisie par le conducteur depuis son téléphone suffit souvent à tenir le carnet de bord et à déclencher les rappels.
Voir aussi : Pourquoi passer du carnet papier à un carnet de bord numérique pour votre flotte ?.
Valeur de revente: Montant que l'entreprise peut attendre de la vente d'un véhicule à un moment donné, estimé d'après le marché de l'occasion, l'âge, le kilométrage et l'état. Elle entre dans le calcul de la perte de valeur, donc du coût au kilomètre, et dans la comparaison entre garder et remplacer. Un historique d'entretien complet, factures à l'appui, soutient la valeur de revente : l'acheteur paie la confiance que lui inspire un véhicule bien suivi.
Voir aussi : Quels documents conserver pour chaque véhicule professionnel tout au long de sa vie ?.
Vidange: Remplacement de l'huile moteur, généralement accompagné du changement du filtre à huile et parfois d'autres filtres. C'est l'entretien préventif le plus fréquent, déclenché au kilométrage ou après un certain délai selon le constructeur, au premier des deux atteint. Une vidange retardée use le moteur et peut remettre en cause la garantie. Sur une flotte, la vidange est l'échéance type que le suivi du kilométrage permet d'anticiper véhicule par véhicule.
Voir aussi : Pourquoi suivre le kilométrage de chaque véhicule pour anticiper les entretiens de votre flotte ?.
Vue consolidée de la flotte: Tableau ou écran qui affiche l'état de tous les véhicules en une seule lecture : compteur, prochaine échéance, validité du contrôle technique, statut à jour, proche ou dépassé, coût sur la période. Elle répond à la question que le gestionnaire se pose chaque semaine, où en est ma flotte, sans ouvrir chaque fiche. Un tableur trié par échéance en donne une version simple ; un logiciel de flotte la met à jour à chaque saisie des conducteurs.
Voir aussi : Pourquoi passer du carnet papier à un carnet de bord numérique pour votre flotte ?.

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