Comment tenir un carnet de bord fiable pour chaque véhicule de votre flotte ?

Le carnet de bord est à un véhicule ce qu'un dossier de suivi est à un patient: la mémoire de sa vie. Kilométrage, entretiens, pleins, incidents, tout s'y retrouve. Sur une flotte, un carnet fiable par véhicule est la condition d'une gestion sereine. Mal tenu, il ne sert à rien; bien tenu, il devient un outil de décision.

Ce qu'un bon carnet contient

Un carnet utile ne se limite pas au kilométrage. Il retrace tout ce qui touche à la vie du véhicule, de façon à répondre à une question simple à tout moment: où en est ce véhicule ? Chaque ligne doit être datée et associée à un kilométrage.

• le kilométrage relevé régulièrement ;
• les entretiens et révisions avec leur coût ;
• les pleins de carburant ;
• les incidents, pannes et réparations.

Tenir le carnet au fil de l'eau

Un carnet ne vaut que s'il est tenu au moment où les choses arrivent. Un plein noté trois jours plus tard, un entretien oublié, et la fiabilité s'effrite. Le bon réflexe est d'enregistrer chaque événement sur le moment, idéalement par le conducteur lui-même, depuis son téléphone. Cela évite les reconstitutions de mémoire, toujours approximatives.

Du carnet à la décision

Un carnet fiable n'est pas une fin en soi: c'est une base pour décider. Il permet d'anticiper les entretiens au kilométrage, de repérer un véhicule qui tombe souvent en panne et de suivre les coûts. C'est le socle sur lequel reposent le suivi du kilométrage et l'anticipation des entretiens, comme le montre notre article sur le suivi du kilométrage.

Tenir un carnet de bord fiable, c'est donc y consigner l'essentiel, le faire au fil de l'eau et s'en servir pour décider. Sur une flotte, cette discipline simple sépare une gestion sous contrôle d'une gestion qui subit les imprévus.