Comment transmettre un véhicule à un nouveau conducteur sans perdre son historique ni ses échéances ?

Un véhicule de flotte change souvent de mains: un salarié part, une tournée est réattribuée, un chantier impose un autre gabarit. Ce moment paraît anodin, il est pourtant celui où le suivi se casse le plus facilement. Le nouveau conducteur ignore ce qui a été fait, l'ancien emporte ce qu'il savait, et l'histoire du véhicule devient floue juste avant les prochaines échéances.

Ce qui disparaît au moment de la passation

Quand un véhicule est transmis sans procédure, plusieurs informations s'évaporent d'un coup: le kilométrage exact du jour, l'état réel des pneus, le bruit signalé la semaine précédente, la révision faite ou repoussée. Rien de tout cela n'est écrit, ces éléments vivaient dans la tête de l'ancien conducteur. Le suivant repart d'une page blanche et la flotte perd la continuité qui fait sa fiabilité.

Le point à faire avant la remise des clés

La passation gagne à devenir un rituel court, toujours le même, quel que soit le véhicule. Quelques minutes suffisent dès lors que l'on sait à l'avance ce que l'on note et où on le note.

• le kilométrage relevé au compteur le jour de la remise ;
• l'état visible du véhicule, carrosserie, pneus et équipements ;
• les entretiens réalisés et la prochaine échéance connue ;
• les documents présents à bord et ceux qui manquent ;
• les anomalies déjà signalées mais pas encore traitées.

Rattacher l'historique au véhicule, pas au conducteur

La vraie réponse est de ne jamais faire dépendre l'historique d'une personne. Tout ce qui concerne le véhicule reste attaché à sa fiche, comme le rappelle notre article sur la tenue d'un carnet de bord fiable, et les papiers suivent la même logique, détaillée dans notre article sur les documents à conserver par véhicule. Le conducteur change, le carnet reste.

Reprendre les échéances sans rupture

Une fois la passation faite, les rappels doivent continuer à tomber au nom du véhicule et non de son ancien conducteur, un principe développé dans notre article sur l'organisation des rappels d'entretien. Pour situer le véhicule que l'on reprend, l'estimateur de délai avant révision donne un repère à partir du compteur relevé le jour même.

Transmettre un véhicule sans perdre son historique, c'est donc écrire l'essentiel le jour de la remise, rattacher chaque information à la fiche du véhicule et laisser les rappels suivre leur cours. Le conducteur change, le suivi continue.