Ce modèle s'adresse aux entreprises qui confient un véhicule à un salarié, pour une mission ou une affectation durable. Il fixe par écrit l'état du véhicule, le kilométrage et les documents remis, puis rappelle au conducteur ses engagements sur le carnet de bord. Il complète les rappels avec les conducteurs et les documents à conserver. Il se remplit en double exemplaire.
La présente fiche constate la remise du véhicule désigné ci-dessus par l'entreprise au conducteur nommé, à la date et à l'heure indiquées. Elle décrit l'état du véhicule, son kilométrage, les documents et équipements remis, ainsi que les échéances d'entretien connues à ce jour. Elle sert de référence en cas de désaccord sur l'état du véhicule au moment de sa restitution. Elle ne modifie pas les règles internes de l'entreprise relatives à l'usage des véhicules, qui restent applicables.
Les deux parties ont fait ensemble le tour du véhicule et constaté son état, tel que décrit dans la rubrique « État constaté à la remise ». Les dommages existants sont notés avec précision, au besoin sur un schéma ou des photos datées jointes à la fiche. Tout dommage non signalé sur cette fiche sera présumé postérieur à la remise. Le kilométrage et le niveau de carburant ou de charge relevés font foi entre les parties pour la période d'utilisation.
Le conducteur s'engage à utiliser le véhicule conformément aux règles internes de l'entreprise et au code de la route, à conserver à bord les documents remis, à ne pas prêter le véhicule sans accord de l'entreprise et à signaler sans délai tout accident, choc, panne, voyant ou bruit anormal. Il s'engage à tenir le carnet de bord du véhicule : relevé du kilométrage, pleins, trajets si l'entreprise le demande, et tout incident survenu pendant la période d'utilisation.
Les échéances connues à la date de la remise sont indiquées sur la fiche. Le conducteur s'engage à présenter le véhicule aux rendez-vous d'entretien, de révision ou de contrôle technique organisés par l'entreprise, et à prévenir le gestionnaire dès qu'un rappel apparaît sur le tableau de bord ou qu'une échéance approche. Il ne fait réaliser aucune intervention à sa propre initiative sans accord préalable, sauf urgence liée à la sécurité, auquel cas il conserve la facture et en informe l'entreprise.
Le conducteur est informé que les infractions commises avec le véhicule pendant la période d'utilisation peuvent lui être imputées selon les règles en vigueur, que l'entreprise applique, notamment en matière de désignation du conducteur, dans les conditions prévues par les textes applicables, à vérifier selon les textes en vigueur. En cas de sinistre, le conducteur remplit le constat amiable, rassemble les coordonnées des tiers et transmet l'ensemble à l'entreprise dans les plus brefs délais.
À la fin de la période d'utilisation, le véhicule est restitué à l'entreprise avec l'ensemble des documents, clés et équipements remis. Un nouvel état du véhicule est constaté contradictoirement, avec relevé du kilométrage et du niveau de carburant ou de charge, et comparé à celui de la présente fiche. Les écarts sont notés dans la rubrique « Observations » et reportés dans le carnet de bord du véhicule.
Fait en deux exemplaires, un pour l'entreprise et un pour le conducteur, à l'adresse et à la date indiquées ci-dessus. Chaque partie signe après avoir relu l'état constaté et la liste des documents et équipements remis. Signature du représentant de l'entreprise, avec nom et fonction ; signature du conducteur, précédée de la mention « lu et approuvé » si l'entreprise le souhaite.
CarnetBord aide les entreprises à tenir le carnet de bord de chaque véhicule, à suivre les entretiens et les révisions et à ne manquer aucune échéance sur toute leur flotte.
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